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エルゼビア・ジャパン株式会社/リード・エルゼビア(RELX=レレックス)・グループ

セクレタリー(社長秘書・オフィスマネジメント)/完全週休2日制(土日祝)/年間休日120日以上

  • 外資系企業
  • 2年連続成長中
  • 年間休日120日以上
  • 完全週休2日制
  • 育児支援制度あり
  • 学歴不問
  • U・Iターン歓迎
  • 中途入社50%以上
  • 女性が活躍中
  • 女性管理職登用あり

募集の背景

エルゼビアはリード・エルゼビア・グループの中核企業であり、
医学・科学技術分野を中心とした世界最大規模の情報・出版社。
私たち、エルゼビア・ジャパンはそのエルゼビアの日本法人です。

社長のスケジュール管理は社長室で行なっていますが、
現在の社長秘書が別部署に異動するため、
今回はその後任となるセクレタリー(社長秘書)を募集いたします。

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掲載終了または更新予定:2018-08-08

クリックするとDODAのサイトに移動します。

募集要項

仕事の概要

社長のスケジュール管理をメインに、様々な秘書業務・オフィスマネジメント業務を幅広くお任せします。

【具体的には】

具体的な仕事内容
【秘書業務】
■スケジュール管理・出張手配
 ・社長が出席する会議(海外との電話会議含み)や来客、レポート提出等の
  スケジュールの、社内外の関係者との調整〜アレンジメント
 ・海外出張の手配
 ・グループ関係者が来日する際の宿泊・交通の手配、来日中のスケジュール管理
■会議手配
 ・会議室や機材・飲食等の手配、会議開催連絡
 ・会議用資料を事前に確認、適切な内容で期日までに準備
 ・社内イベントや全社会議のプランニング、運営サポート
■プレゼンテーション/文書の作成・管理
 ・PowerPointプレゼンテーション作成補助
 ・社内外向けレター・メモの作成
 ・各部門からのレポート・提出物の確認・整理〜ファイリング
■その他の日常業務
 ・当日のスケジュール確認、アポイント追加・変更等の調整
 ・社長承認書類(申請書、経理書類、契約書等)の処理
 ・社長の経費精算、名刺管理・ファイリング、文具・備品の購買
 ・レポート・コレポンの翻訳(英訳・和訳) など

英語の読み・書きはいずれも必須ですが、
受け取った英文メールの意図を汲み取り、的確なアウトプットができれば、
高いスピーキング・リスニングのスキルは必要としません。

なお、秘書業務とオフィスマネジメント業務の割合は6:4ぐらいです。

【オフィスマネジメント業務】
■オフィス内の総務関連業務の統括管理
 ・オフィスマネジメント担当者のスーパーバイズ
 ・文具・備品、郵便物・宅配物等のサプライヤー・社内プロセス・経費の管理
 ・社員のトレーニング、研修・勉強会等の準備・手配、運営サポート
 ・慶弔関連の手配 など

広い視野を持った、行き届いた配慮によって
しっかりとしたサポート体制を作っていける方を求めています。

チーム/組織構成
社長室は社長秘書が1名、オフィスマネジメント専任の社員は1名在籍しており、
総勢45名ほどの別部門の社員たちと同じフロアで働いています。

フロア内の平均年齢は40代前半、男女比は男性45%:女性55%。
オフィスはとても落ち着いた雰囲気です。

<研修・教育について>
育成面談を通じて、ニーズを見極めながら進めます。
オンラインの研修(SkillPort)は登録後、無制限に受講可能です。

対象となる方

【学歴不問】ビジネスレベルの英語スキル+秘書や総務・法務等のバックオフィス実務経験をお持ちの方

【具体的には】

海外含む、多くの部門との調整が必要ですので
日・英のコミュニケーション能力(中級レベル)が必要となります。

社長もしくはシニア・マネジメントの秘書経験をお持ちなら、
ブランクがある方も歓迎します。

【このような方を求めています】
■受け身ではなく自分から積極的に意思発信、プッシュバックができる方
■知的好奇心が強く、様々な知識を吸収〜アウトプットまでできる方
■基本的な財務・法務知識、総務関連業務に関する知識をお持ちの方
■Microsoft Office(主にOutlook、PowerPoint)の高いスキルをお持ちの方

勤務地 東京本社/東京都港区東麻布1-9-15 東麻布一丁目ビル3階
(都営大江戸線「赤羽橋駅」より徒歩5分、東京メトロ日比谷線「神谷町駅」より徒歩8分)
※転勤は基本ありません。 ※U・Iターン歓迎!
勤務時間 9:30〜18:30(休憩1時間)
※上記時間内において、7時間勤務で1日とみなす柔軟運用を実施しています。
給与 年俸制 350万円〜600万円 
※年齢や経験等を考慮の上、当社規定により決定・優遇いたします。 
※年俸額の1/12を月々支給いたします。
待遇・福利厚生 ■社会保険完備
■交通費支給
■出版健保厚生年金基金
■団体生命保険加入(高額医療オプション付き)
■保養所・リゾートホテル・契約スポーツ施設(出版健康保険組合会員利用)
■研修制度(SkillPort受講可)
■産休・育休・時短勤務制度あり(産休・育休からの復職実績多数あり)
■退職金制度あり
年1回
休日・休暇 <年間休日 124日>

■完全週休2日制(土・日)
■祝日
■年末年始
■年次有給休暇(初年度最大12日/入社月に応じて按分)
■指定休暇(年5日)
■ボランティア休暇(年2日/有給休暇使用)
■傷病休暇(年2日)
■特別休暇(慶弔など)

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掲載終了または更新予定:2018-08-08

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会社情報

業種 放送・出版・映像・音響/医療・福祉関連
事業内容 科学・技術・医学関連情報の出版およびデータベースによる情報提供サービス事業 

◎世界のエルゼビアが持つ豊富なコンテンツを活かし、主に医療従事者の方々を対象に、インターネットによる医学情報コンテンツの提供、専門書籍の出版・販売、学会誌の編集・発行などのサービスを展開しています。
事業所/所在地 東京本社/東京都港区東麻布1-9-15 東麻布一丁目ビル3階
(都営大江戸線「赤羽橋駅」より徒歩5分、東京メトロ日比谷線「神谷町駅」より徒歩8分)
※転勤は基本ありません。 ※U・Iターン歓迎!
設立 1980年4月23日(創立1880年/本社オランダ)
代表者 代表取締役 布川 治
従業員数 150名(グループ計3万5000名)
資本金 6000万円
売上高 グループ収益7,355£m(2017年12月末実績)

応募にあたって

応募方法 ■□■ ここまでお読みいただき ありがとうございました ■□■

本求人に興味をお持ちの方は、本ページ内【応募する】ボタンより
必要事項をご入力の上、送信ください。

書類選考の後、通過者にはご応募から2週間以内に
面接日時等のご案内を差し上げます。
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選考プロセス ■STEP.1■ 書類選考
  ▽
■STEP.2■ 一次面接(事業部長)
  ▽
■STEP.3■ 二次面接(社長)
  ▽
■STEP.4■ 内定・採用

◎一次面接〜二次面接は同日に行ないます。

◎面接日時・入社時期等はご希望を考慮いたします。
 在職中の方もぜひご相談、ご応募ください。
連絡先

エルゼビア・ジャパン株式会社
〒106-0044
東京都港区東麻布1-9-15 東麻布一丁目ビル
人事部 採用担当
TEL:03-3589-5008
E-mail:jp.hr@elsevier.com

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求人ID:D_3002369389

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